Der Verwendungsnachweis ist der DBJ spätestens 1 Monat nach Durchführung der Maßnahme vorzulegen.
Dem Verwendungsnachweis sind folgende Unterlagen beizufügen:
- eine Sammelliste der Projektteilnehmenden (aus Deutschland und Polen),
vollständig ausgefüllt von allen Teilnehmenden und der pädagogischen Leitung, sowohl vonm polnischen als auch vom deutschen Partner mit Unterschrift bestätigt. Die Sammellisten werden anhand individueller Teilnahmebestätigungen ausgefüllt, die vom Träger aufbewahrt werden müssen; - ausführlich beschriebenes Programm, aus der die Art der Unterkunft hervorgeht sowie welche Programmpunkte gemeinsam von beiden Gruppen durchgeführt wurden und welche getrennt;
- der Sachbericht nach DPJW-Muster mit ausführlicher Beantwortung der Fragen. Der Sachbericht ist entweder von beiden gruppen gemeinsam oder von beiden einzeln anzufertigen und zu unterschreiben;
- Nachweis der ggf. ausgezahlten Aufwandsentschädigung für Sprachmittler (Inlandsmaßnahmen) im Original. Aus dem nachweis muss ersichtlich sein, dass es sich um eine Leistung im Rahmen der abrgerechneten maßnahme handelt. er muss den Namen mit eigenhändiger Unterschrift, die Anschrift und den ausgezahlten Betrag enthalten.
- Kopie der Rechnung für die außerfamiliäre Unterkunft; Auf der Rechnung sollen An- und Abreisedatum sowie die Anzahl der untergebrachten Personen angegeben sein.
- bei Abrechnung der Fahrtkosten: Kopie der Rechnung für Bus, Fahrkarten, o.ä.
- eine tabellarische Auflistung aller tatsächlich entstandenen Ausgaben und Einnahmen mit Berücksichtigung der vom DPJW erwarteten Förderung;
- ein Beispiel für die Nutzung des DPJW-Logos auf Projektinformationen, -Materialien, Publikationen sowie auf Internetseiten.
Die dafür benötigten Vorlagen und Formulare werden mit der Bewilligung zugeschickt.