Spätestens einen Monat nach dem Ende der Jugendbegegnung müsst ihr einen Verwendungsnachweis, also ein Nachweis über die Verwendung der Fördermittel, an die Deutsche Bläserjugend schicken. Zum Verwendungsnachweis gehören folgende Unterlagen :
- Der Sachbericht nach dem Formblatt des DGJW
- das tatsächlich durchgeführte Programm
- Original-Formblatt „Teilnehmendenliste“ des DGJW
Es ist sehr wichtig, dass diese vollständig und richtig ausgefüllt wird. Jede*r Teilnehmende und Betreuer*in muss eigenhändig den eigenen Eintrag unterschreiben. Zusätzlich muss der oder die Verantwortliche auf jeder Seite der Liste unterschreiben - vollständig ausgefülltes Formblatt „Belegliste“ des DGJW mit einer Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben
- Kopien der Ausgabenbelege
Bitte reicht Kopien aller Belege ein, solange die Ausgaben in die Förderung fallen. Bei Flugreisen brauchen wir einen Namensnachweis, also entweder Kopien der Einzeltickets oder eine Buchungsliste vom Reisebüro oder Fluglinie - ggf. Kopien der Honorarverträge für Sprachmittlung
- ggf. Nachweise über die Öffentlichkeitsarbeit und Erwähnung der Förderung durch das DGJW
Die dafür benötigten Vorlagen und Formulare werden mit der Bewilligung zugeschickt.
Der Nachweis zu einem durchgeführten Projekt ist der DBJ so bald wie möglich, spätestens jedoch einen Monat nach Beendigung der Begegnung, vorzulegen. Für eine Begegnung, die im Dezember endet oder überjährig ist, ist der Nachweis spätestens zum 20.01. des dem Projektbeginn folgenden Jahres vorzulegen.
Alle Originalunterlagen sind zwecks Prüfung 5 Jahre aufzubewahren.